Come creare il piano di progetto!

Cos’è un piano di progetto?

Un piano di progetto, noto anche come piano di gestione del progetto, è un documento che contiene una portata e un obiettivo del progetto. È più comunemente rappresentato sotto forma di diagramma di Gantt per facilitare la comunicazione alle parti interessate. Imparare come sviluppare un piano di progetto non deve essere complicato. Continua a leggere per scoprire quali passaggi di pianificazione del progetto seguire per creare un piano di progetto che il tuo team adorerà.

Passaggio 1: identificare e incontrare gli stakeholder
Un stakeholder è chiunque sia influenzato dai risultati del tuo piano di progetto. Ciò include i tuoi clienti e utenti finali. Assicurati di identificare tutte le parti interessate e tenere a mente i loro interessi durante la creazione del piano di progetto.

Suggerimento: guardare oltre le esigenze dichiarate delle parti interessate per identificare i benefici desiderati sottostanti. Questi vantaggi sono gli obiettivi che il tuo progetto dovrebbe raggiungere.

Passaggio 2: impostare e assegnare priorità agli obiettivi
Una volta che hai un elenco delle esigenze delle parti interessate, assegnale le priorità e stabilisci obiettivi specifici del progetto. Questi dovrebbero delineare gli obiettivi del progetto o le metriche e i benefici che speri di raggiungere. Scrivi i tuoi obiettivi e le parti interessate devono affrontare il tuo piano di progetto in modo che sia chiaramente comunicato e facilmente condivisibile.

Suggerimento: “Ma tutto è importante!” Se hai difficoltà a stabilire le priorità, inizia a classificare gli obiettivi in ​​base a urgenza e importanza.

Passaggio 3: definire i risultati finali
Identificare i risultati finali e le fasi di pianificazione del progetto necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto. Quali sono gli output specifici che ti aspetti di produrre? Quindi, stimare le date di scadenza per ciascun prodotto nel piano di progetto. (Puoi finalizzare queste date quando ti siedi per definire la pianificazione del tuo progetto nel passaggio successivo.

Suggerimento: impostare traguardi fissi per scadenze e risultati essenziali. Sarai in grado di monitorare i tuoi progressi una volta iniziato il lavoro per assicurarti di completare le attività in tempo e mantenere felici le parti interessate.

Passaggio 4: creare la pianificazione del progetto
Guarda ogni deliverable e definisci la serie di attività che devono essere completate per realizzarle. Per ogni attività, determinare il tempo necessario, le risorse necessarie e chi sarà responsabile dell’esecuzione. Quindi, identificare eventuali dipendenze. Devi completare determinati compiti prima che altri possano iniziare? Inserisci risultati, dipendenze e pietre miliari nel tuo diagramma di Gantt o scegli tra i numerosi modelli e app online disponibili.

Suggerimento: coinvolgi il tuo team nel processo di pianificazione. Le persone che svolgono il lavoro hanno importanti spunti su come svolgere i compiti, quanto tempo impiegheranno e chi è la persona migliore per affrontarli. Attingi alla loro conoscenza! Ti serviranno per concordare con il programma del progetto e impostare le aspettative affinché il lavoro funzioni senza intoppi.

Passaggio 5: identificare i problemi e completare una valutazione dei rischi
Nessun progetto è privo di rischi. Incrociare le dita e sperare nel meglio non ti sta facendo alcun favore. Ci sono problemi che conosci in anticipo che influenzeranno il processo di pianificazione del progetto, come la prossima vacanza di un membro chiave del team? Quali circostanze impreviste potrebbero creare singhiozzi? (Pensa alle festività internazionali, alle parti arretrate o alle stagioni intense). Quando si sviluppa un piano di progetto, è necessario sapere come gestire i rischi in un progetto e considerare le misure da adottare per prevenire determinati rischi o per limitare il loro impatto negativo. Conduci una valutazione del rischio e sviluppa una strategia di gestione del rischio per assicurarti di essere preparato.

Suggerimento: se possibile, affronta gli elementi ad alto rischio all’inizio della sequenza temporale del progetto. Oppure crea un piccolo “buffer di tempo” attorno all’attività per aiutarti a mantenere il tuo progetto in pista in caso di ritardo.

Passaggio 6: presentare il piano di progetto agli stakeholder
Spiega come il tuo piano affronta le aspettative degli stakeholder e presenta le tue soluzioni a eventuali conflitti. Assicurati che la tua presentazione non sia unilaterale. Avere invece una discussione aperta con le parti interessate. Successivamente, è necessario determinare i ruoli: chi deve vedere quali report e con quale frequenza? Quali decisioni dovranno essere approvate e da chi? Rendi il tuo piano di progetto chiaro e accessibile a tutte le parti interessate in modo che non debbano inseguirti per semplici aggiornamenti.  Comunicare chiaramente. Assicurati che le parti interessate sappiano esattamente cosa ci si aspetta da loro e quali azioni devono intraprendere. Solo perché è ovvio per te non significa che sia ovvio per loro!

Suggerimento: se il tuo piano o programma non si allinea alle aspettative originali delle parti interessate, comunicalo ora per evitare brutte sorprese o conversazioni tese lungo la linea.

Per approfondire: https://www.wrike.com/blog/foolproof-project-plan/