Semplicemente, efficacemente e aumenta le tue possibilità di successo
Lo scopo di questo articolo è fornire indicazioni su come pianificare i progetti. In questo articolo, copriamo i fondamenti.
Una nota importante: una varietà di modi per pianificare:
Esistono opinioni diffuse sulla gestione dei progetti (PM) e molte domande non avranno mai una sola risposta. Sebbene vi sia un ampio accordo tra i continenti sui principi di (buona) gestione dei progetti, ci sarà sempre un dibattito su alcuni di quelli che seguono. PM non è una scienza binaria; è una branca della gestione. Qualità come esperienza, giudizio e competenza sono di enorme valore in questo ambiente.
Per condurre una discussione con successo, abbiamo bisogno di una comprensione comune di alcuni termini:
- requisiti : un insieme concordato e strutturato di dichiarazioni che definiscono le funzioni, le operazioni o le capacità che la “soluzione” deve svolgere;
- consegnabile : questo è ciò che rimane – spesso deve essere accettato formalmente e deve sempre essere testato per verificarne la solidità e la conformità ai requisiti;
- soluzione : molto simile al deliverable ma in verità, questa è la “modellatura” delle specifiche emergenti del deliverable per soddisfare la necessità o il requisito. In altre parole, la definizione e l’accordo della soluzione ottimale che soddisfa le esigenze (e i requisiti);
- campo di applicazione: (noto anche come workscope) le origini di questo termine derivano dal campo di lavoro o dallo scopo del lavoro – l’uso originale del termine si concentrava maggiormente sull’attività collettiva (lavoro) da intraprendere. Oggi molte persone nel mondo degli affari usano questo termine in modo più ampio (alcuni direbbero in modo errato), includendo, ad esempio, gli scopi o gli obiettivi del progetto. Il suo significato originale era un termine collettivo riferito alla somma totale di tutte le attività necessarie per completare un progetto;
- piano: in verità ci sono molte interpretazioni di questo termine. Per alcuni, non significa altro che un “programma” di attività. Per altri, include la definizione dei processi che verranno impiegati per eseguire tutti i flussi di lavoro. Il formato può assumere molte forme, ma riteniamo che, idealmente, un piano dovrebbe contenere: una chiara definizione degli obiettivi chiave, il principale risultato finale; una cronologia convalidata delle attività chiave per soddisfare tutti gli obiettivi programmati; l’ organizzazione, responsabilità di tutte le parti chiave coinvolte nella specifica, nello sviluppo o nella revisione di tutti i risultati o risultati; una dichiarazione analizzata delle risorse e delle competenze necessarie per eseguire tutto il lavoro nel piano (questo sarà fornito dal fornitore di risorse). Può contenere anche molti altri elementi, ad esempio il piano di qualità e il piano di gestione dei rischi ;
- pianificazione del flusso di lavoro: – i flussi di lavoro sono elementi discreti del flusso di lavoro utilizzato per ottimizzare l’organizzazione del lavoro. I flussi di lavoro possono essere guidati da una persona e di solito coprono collettivamente gli elementi più importanti dell’ambito di lavoro. Possono essere molto simili ai pacchetti di lavoro o possono organizzare i pacchetti di lavoro in gruppi o il lavoro di singole discipline.
Responsabilità principale della funzione di gestione del progetto
Il termine “funzione di gestione del progetto” include chiaramente il project manager e in alcuni casi includerà anche altro personale, come pianificatori e personale di supporto, come richiesto. In breve, la loro responsabilità collettiva è di:
- facilitare lo sviluppo di un piano realizzabile che dimostri le attività e le risorse necessarie per consegnare il progetto all’interno di tutti gli obiettivi e vincoli chiave, come concordato con i clienti e le principali parti interessate;
- comunicare e condividere il piano in modo chiaro e regolare con tutti i membri del team; e
- valutare lo stato rispetto al piano e garantire che le azioni correttive siano attuate quando necessario.
Sviluppare la “proprietà” del piano: non si può sottolineare abbastanza l’importanza di questo
Un obiettivo chiave deve essere quello di consentire al team più ampio di comprendere a fondo il piano e mostrare un reale impegno nei confronti del piano e persino di crederlo. Ciò non si verifica mai se il project manager sviluppa il piano da solo. Deve essere sviluppato con la partecipazione di tutto il team, inclusi i principali fornitori. Non riuscire a sviluppare un piano in questo modo è un grosso rischio. Con la piena partecipazione delle persone giuste, dovremmo prima definire e quindi pianificare il progetto.
Perché definire quindi pianificare il progetto?
Ci consente di confermare molti elementi chiave con le parti interessate chiave e lo sponsor , e quindi di sviluppare e convalidare un piano, in tempo e nel rispetto del budget concordato con lo sponsor o il cliente. Spesso è un grave errore supporre che comprendiamo ciò che gli altri hanno bisogno o vogliono. Molte aziende hanno subito gravi conseguenze semplicemente facendo questo assunto.
Cosa intendiamo per convalida? Intendiamo modellare e confermare :
- tutti i compiti significativi sono identificati e programmati per soddisfare i tempi e gli obiettivi;
- tutte le principali dipendenze sono riconosciute e riflesse nel piano;
- tutte le risorse sono definite e il fabbisogno di risorse è analizzato e confermato come realizzabile (incluso l’impegno del fornitore di risorse); e
- i rischi sono stati identificati e le attività di mitigazione associate sono integrate nel piano di base.
Come possiamo portare disciplina e garantire il successo?
Tutti i progetti dovrebbero seguire un ciclo di vita. Lo scopo principale del ciclo di vita è quello di garantire la disciplina e, in particolare, l’ordine corretto a tutto il lavoro. Il ciclo di vita suddividerà tutto il lavoro in fasi principali. L’inizio e / o il completamento di ciascuna fase dovrebbero essere allineati ai principali punti di impegno all’interno del ciclo di vita, ad esempio alla strategia di consegna o alla strategia o progettazione della soluzione. La fase più importante è sempre la fase di “definizione e pianificazione”. Questi punti ci danno anche l’opportunità di esercitare la governance in punti chiave, molto prima che venga prodotto il progetto (e il relativo costo).
Per pianificare con successo tutto il lavoro , dobbiamo fare tre cose principali (in seguito discuteremo ogni passaggio in modo più dettagliato):
- definire e acquisire: necessità, obiettivi, benefici e risultati ; strategia di consegna; tutte le decisioni strategiche riguardanti la soluzione (al bisogno), prendere o acquistare e poi, una volta convalidate queste decisioni con le parti interessate appropriate;
- sviluppare e acquisire l’intera portata del lavoro – usando metodi come una struttura di suddivisione del lavoro ;
- quindi pianificare il lavoro in modo sufficientemente dettagliato, utilizzando metodi tradizionali e non.
Non è necessario che le attività sopra descritte si verifichino completamente in sequenza, ma esistono evidenti dipendenze tra loro. In breve, dobbiamo fare quanto sopra nel modo più efficiente possibile, senza comportare grandi rischi non conducendo questa fase in modo disciplinato o non concedendo abbastanza tempo per condividere (e confermare) i risultati di questa fase con le parti interessate appropriate. È anche fondamentale catturare e comunicare tutto ciò che è critico per il successo, per quanto ovvio possa sembrare qualcosa.
Sviluppa un piano che abbia “integrità”
Se si esamina un campione di piani, c’è sempre un mondo di differenza tra loro, da poco più di un programma di alto livello a un piano che ha sostanza e integrità reali. Ad esempio, è fondamentalmente utile se l’analisi dei fabbisogni di risorse è strettamente collegata o guidata dal programma delle attività – questo è spesso definito come uno dei primi principi del PM. Un altro modo per dirlo è che ignorare questo principio è di per sé un rischio significativo, che si verifica quando le persone tentano di “abbreviare” il vero lavoro di pianificazione, spesso con conseguenze che possono essere misurate sia in termini di costi che di tempo.
Organizzazione, ruoli e responsabilità
All’interno del processo di pianificazione, è di fondamentale importanza definire le responsabilità (non solo i ruoli) di tutte le parti chiave relative al piano. Non farlo, in un modo che si traduce in chiarezza è una delle principali fonti di problemi.
Attività principale 1 – “Definizione del progetto” in modo più dettagliato
Tutti i progetti iniziano come idea, opportunità o necessità. Un’idea per migliorare o sfruttare qualcosa (ad esempio un nuovo mercato) o la necessità, ad esempio, di sostituire, aggiornare o introdurre qualcosa (ad esempio una strada o un sistema). Le idee possono essere esplorate o sviluppate, mediante studi, ecc., E successivamente confermate (approvate e impegnate) attorno a un caso progettuale o equivalente.
Obiettivo, obiettivi e benefici:
Tutti i progetti che includono il cambiamento o il miglioramento aziendale dovrebbero avere obiettivi e benefici previsti esplicitamente e formalizzati . Questi dovrebbero essere catturati, usando un linguaggio semplice e condiviso con e validato da tutte le parti interessate. Lo sponsor e il project manager dovrebbero aspettarsi che si verifichino iterazioni o addirittura conflitti mentre sono impegnati in questo compito – questo è il momento di capire e razionalizzare gli obiettivi ecc. Fino a quando un set ottimizzato può essere supportato da tutti le principali parti interessate. Andare avanti con questa domanda o non testata o con problemi irrisolti costerà (almeno) molto di più per risolvere a valle – nel peggiore dei casi può avere un impatto molto più dannoso.
L’altro input chiave per il progetto è rappresentato dai benefici pianificati che esso produrrà. Ciò determinerà se si tratta di un successo o meno, e quindi devono essere formalizzati all’interno del caso/idea. Da quel momento in poi ci dovrebbe essere un flusso di lavoro specifico per ottimizzare, pianificare e realizzare i benefici target. Questa intera area deve essere parte integrante del lavoro dall’inizio alla fine della produzione del principale prodotto. In verità, questa non è una pratica che si vede ampiamente oggi, anche se molte organizzazioni stanno cercando di muoversi in questa direzione.
Requisiti chiave:
In questa fase, il team dovrebbe iniziare a formalizzare anche i requisiti chiave. I requisiti chiave dovrebbero essere limitati a quelli senza i quali, la consegna sarebbe inutile per gli utenti / proprietario. L’obiettivo in questo momento deve essere quello di non includere i “simpatici”, e quindi potrebbe essere necessario applicare una grande disciplina a questa attività.
Compito principale 2: sviluppo del piano di consegna
In verità, il piano di consegna dovrebbe essere prodotto solo dopo aver concordato la strategia di consegna. In alcuni ambienti, ciò dovrebbe essere formalmente approvato dall’autorità competente. Deve anche essere esaminato rigorosamente dal punto di vista del rischio. Le decisioni strategiche chiave sono le più importanti che prendiamo e hanno la massima capacità di influenzare il rischio, sia positivamente che negativamente. Un esempio potrebbe includere i partner o i fornitori che abbiamo coinvolto nel team: sempre un’ottima fonte di potenziale rischio.
Come minimo, dovrebbe contenere una pianificazione analizzata, un piano di risorse guidato dalla pianificazione (ovvero le modifiche alla pianificazione si riflettono automaticamente nel piano di risorse risultante, non in un approccio di tipo “foglio di calcolo”). Questi elementi sono spesso indicati come i primi principi del PM – purtroppo, questi primi principi sono troppo spesso trascurati. L’output di questa fase dovrebbe contenere o in un certo senso sintetizzare (in modo verificabile e quantitativo) i risultati di tutte le decisioni di pianificazione, compresa la mitigazione e la pianificazione del rischio. Idealmente, dovrebbe anche basarsi su stime che non si basano solo su stime a singolo punto del tempo e dello sforzo. Tali approcci in genere producono un piano che ha una probabilità limitata di essere raggiunto – qualcosa che spesso chiamiamo “piano felice”.
La pianificazione deve includere l’identificazione dei rischi per qualsiasi aspetto del processo di consegna o dei benefici pianificati, che possono essere commerciali, organizzativi, politici o di qualsiasi altro tipo di rischio. In genere è un segno di debolezza della gestione dei rischi se gli unici rischi identificati sono tecnici. Spesso ci sono molti rischi al di fuori degli aspetti tecnici del prodotto. Le strategie e le azioni di mitigazione del rischio dovrebbero quindi essere sviluppate e integrate (integrate) nel piano generale.
Il piano deve inoltre contenere processi e attività pertinenti per garantire il raggiungimento di tutti gli obiettivi di qualità. Ancora una volta in molte circostanze, ciò si tradurrà in un flusso di lavoro importante in sé.
Insieme, tutti i flussi di lavoro o le dichiarazioni di lavoro definiscono collettivamente l’ ambito del lavoro. In molti ambienti, questo verrà gestito tramite un controllo formale delle modifiche.
Il piano dovrebbe essere formalmente rivisto da tutti i membri del team principale e dalle parti interessate, per completezza e validità. Questo viene quindi pubblicato e spesso indicato come piano di base .
Potenza dei presupposti: la lezione più importante
Ogni volta che pianifichiamo, facciamo sempre ipotesi. Questo perché stiamo sviluppando qualcosa di nuovo o stiamo facendo cambiamenti. Le ipotesi possono riguardare qualsiasi aspetto. I project manager esperti riconosceranno i casi di ipotesi e li valuteranno in termini di criticità. Sono una fonte significativa di rischio.
Ignorare questo principio può comportare problemi a valle di scala illimitata, il cui impatto sarà misurato in termini di costi e di pianificazione.
Fonte: https://www.pmis-consulting.com/
